Hoe werkt een archief?

Wat is een archief?

Een archief is het geheel van alle documenten die zijn opgemaakt of ontvangen door een organisatie of persoon als gevolg van zijn of haar maatschappelijke taken en/of werkzaamheden.

Het archiveren van deze documenten is meer dan alleen het bewaren van informatie. De stukken moet duurzaam toegankelijk worden gemaakt en gehouden zodat deze informatie ook in de toekomst vindbaar, leesbaar en betrouwbaar blijft. Daarom wordt van alle archieven door onze archiefmedewerkers een gestructureerde opsomming gemaakt in een archiefinventaris. Daarbij worden niet alle documenten blijvend bewaard, dat is afhankelijk van waardering en selectie, voorafgegaan door een zorgvuldige belangenafweging tussen informatiewaarde en beheerskosten.

Bij archiefmateriaal kan je denken aan iets wat je zelf in huis hebt liggen. Bijvoorbeeld fotoalbums of dagboeken. Of officiële documenten van de notaris die je bewaard hebt omdat je een huis hebt gekocht. Binnen de archieven vind je allerlei soorten documenten die een verschillende vorm kunnen hebben. Bijvoorbeeld agenda’s en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, kranten, tekeningen en foto’s.

In deze video leer je meer over wat een archief is:

Welke archieven hebben we bij Gemeentearchief Goes?

Het Gemeentearchief Goes beheert allereerst archieven van de eigen gemeentelijke organisatie. Daarmee geeft de gemeente als overheidsorganisatie inzicht in de uitvoering van haar taken, legt zij verantwoording af aan haar burgers en biedt hun daarbij rechtszekerheid dat in gelijke gevallen ook gelijk is beslist. Overheidsinformatie uit archieven is bovendien een rijke bron voor het doen van wetenschappelijk onderzoek en kan voor sommige mensen een waardevolle getuigenis zijn van hun familiegeschiedenis en identiteit.

Behalve deze overheidsarchieven beheert het gemeentearchief ook archieven van de meest uiteenlopende organisaties en personen uit de lokale samenleving, bijvoorbeeld van kerkgenootschappen, personen of sportverenigingen. Wij beheren deze archieven om een zo veelzijdig mogelijk beeld te kunnen geven van de ontwikkelingen door de eeuwen heen in de lokale samenleving.

Naast een grote hoeveelheid archieven bevinden zich in onze archiefbewaarplaats ook een aantal collecties die niet aan te merken zijn als archieven. Het zijn bewust verzamelde documenten zoals boeken, foto’s, topografische kaarten en prenten.

Voor een volledig overzicht van de archieven die het Gemeentearchief Goes beheert, klik hier.

Hoe is een archief opgebouwd?

Bij vrijwel ieder archief hoort een toegang met een zogenaamde inventaris of plaatsingslijst. Een inventaris is een beschrijving van de inhoud van een archief. Een plaatsingslijst is een globale beperkte beschrijving van een archief.

Een archief heeft altijd een 3-cijferige toegangscode (bijvoorbeeld 646 voor het Sint Sebastiaangilde te Kloetinge 1660-1922). Specifieke stukken of onderdelen binnen een archief of collectie hebben een inventarisnummer (zo is Reglementen voor het gilde, met aanvullingen inventarisnummer 1 van het Sint Sebastiaangilde te Kloetinge ). De unieke identificatie van een stuk of onderdeel van een archief bestaat uit de combinatie van het toegangsnummer en inventarisnummer (in dit geval 646-1).

Hoe zoek je in een archief?

Het is voor ons onmogelijk om alles wat wij in huis hebben inhoudelijk exact te beschrijven. Als je zoekt in een inventaris of plaatsingslijst, zoek je dus door de beschrijvingen die van het archief zijn gemaakt en niet door de gehele inhoud.

Als je bijvoorbeeld zoekt naar een brief die een voorouder heeft gestuurd naar de gemeente, dan vind je deze brief meestal niet door te zoeken op naam van je voorouder. Je moet in het gemeentearchief kijken onder de rubriek ‘ingekomen stukken’. Daaronder zijn de ingekomen stukken vaak weer geordend op jaartal. Dat noem je hiërarchisch zoeken. Soms kom je een voorouder wél tegen door op naam te zoeken. Het loont dus om zowel met zoektermen te spelen, als te bedenken onder welke rubriek het stuk dat je zoekt kan zijn gearchiveerd.

Bekijk deze video voor meer tips bij het zoeken: Archieftips: Hoe zoek je online in een archief?

Bronvermelding

Wanneer je gebruik maakt van informatie uit de archieven, stellen we het op prijs als je een bronvermelding toevoegt. We adviseren om voor bronvermelding de internationale conventie te hanteren, die bestaat uit drie elementen:

• MARC/ISIL-code en naam van de archiefinstelling
• Toegangsnummer en de naam van het archief
• Inventarisnummer
• Indien mogelijk bladzijde of folionummer

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste eenmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

Voorbeeld 1: bronnen archief Stad Goes

• Volledig:
  NL-GsGA, Archief Stad Goes, 001, Brieven ingekomen bij de secretarissen, inv.nr. 625.
• Verkort:
  NL-GsGA, 001, inv.nr. 625.

Voorbeeld 2: bronnen Schutterij van het handbooggilde ‘Sint-Joris’

• Volledig:
  NL-GsGA, Schutterij van het handbooggilde ‘Sint-Joris’, 521, Bijlagen tot de rekeningen van inkomsten en uitgaven, inv.nr. 44-56.
• Verkort:
  NL-GsGA, 625, inv.nr. 44-56.

Beperkingen

Het is goed te weten dat niet alles bewaard is gebleven. Overheden werken met zogenaamde selectielijsten. Bepaalde stukken komen voor vernietiging in aanmerking. Ook is er in het verleden het een en ander verloren gegaan. Dit kan verschillende redenen hebben, denk hierbij aan oorlog of brand.

Ook kun je niet altijd alles bekijken. Bij archiefstukken heb je soms te maken met een beperking op de openbaarheid. Vaak heeft dit te maken met privacy van (mogelijk) nog levende personen. Wel kun je altijd een verzoek bij ons indienen om een niet-openbaar archief te mogen bekijken. Soms kunnen we een uitzondering maken.

Auteursrecht, met name bij het materiaal in onze beeldbank, zorgt er ook voor dat je niet altijd alles (online) kunt bekijken. Deze beperking heeft te maken met de vervaardiger en het ouderdom van de foto.